Notionで一日をふりかえるページの作り方・Day 4【ソート・フィルタ】



さて、5種類のビューの特徴を把握したところで、次は並び替え(ソート)やしぼり込み(フィルタリング)のやりかたについてご紹介していこうと思います。

お仕事でExcelを使う方には、なじみ深い機能だと思います。
私はExcelレベルは初中級といったところですが、NotionでもExcelの知識でなんとかなっています。
ちょっとクセのあるところもありますが、そこまでややこしい操作は必要はなさそうという印象です。

各プロパティの表示・非表示

Day1で作った、テーブル最上部に表示される見出しにもなっている項目名。

「項目名」=「プロパティ(PROPERTY)」 です。

ビューごとに表示項目の設定

いじっていると気づくのですが、各ビューごとにプロパティの表示非表示、表示順序の調整が必要になってきます。

ビュータイプを変えたら、まずは「Properties」でプロパティ表示設定を確認してみましょう。

ギャラリービュー・カンバンビューでは、「Properties」でカードのプレビューやサイズ、画像の表示タイプも変更できます。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

プロパティの並び替え

項目の並べ替えは、項目見出しをドラッグドロップで簡単にできます。

Notion 使い方 初心者

ギャラリービューの画像下に表示される情報の並びも、この部分の順序を変えることで変更できます。

プロパティの表示切り替え

項目を作ったけれど、ビュータイプによって表示・非表示を切り替えたいものもでてきます。

テーブル右上の「Properties」をクリックすると、項目名一覧が出てくるので、表示したいもののトグルをオン、非表示にしたいもののトグルをオフにします。

Notion 使い方 初心者

このあたりは、過去記事に詳しく書いてますので、そちらもどうぞー。

…というタイトルのページを、Notionにつくり、自分自身が「困った→解決」を経験するたびに、Tipsを箇条書きで積み重ねてきました。 ...

表示方法を変えるのはココから

ページタイトル直下に並んでるメニューがすべて。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

①ビューの切り替え
新規ビューを作ったり、ビューの切り替えをするのに使います。
ビュー作成の時の注意事項はこちらから。

②Properties(項目)
項目の並べ替えや表示のオンオフはここから。

③グループ
カンバンビューの時に出てきます。
ボードをグルーピングする条件になる項目を選びます。

④フィルター
登録されているデータの中から、必要な条件でしぼりこんだ結果を表示させます。

たとえば、こんな感じ。

・日にち属性の項目で、「今年5月」のデータだけを表示させる
・タグ属性の項目で、「☆☆☆☆☆」と「☆☆☆☆」のデータだけを表示させる
・チェックボックス属性の項目で、「チェックあり」のデータだけを表示させる
・数属性の項目で、「80%以上」のデータだけを表示させる
・ページタイトルで、「・」を含むデータだけを表示させる

フィルターの使い方についてはのちほど詳しく紹介します。

⑤ソート
指定した項目を条件にして、並び替えて表示させます。

日にちの昇順・降順、数値の昇順・降順など。
タグ属性も、タグの選択肢の並び順で並び替えが可能です。

⑥検索

ページ内の検索ができます。

ただし、検索範囲は、テーブルの枠内に表示されるもののみです。

項目(プロパティ)の外に入力したデータは現時点では検索対象外になるようです。

この赤枠内に入力したデータは対象外っぽい。

Notion 使い方 初心者

検索対象にしたいデータは、項目を作って枠内に入力したほうがよさそうです。

(でも、サイドバーの「🔎Quick Find」からは枠外テキストも検索するみたい。なぜだ。)

⑦メニュー一覧

①~⑧の各メニューには、この「…」からもアクセスできます。

⑧テンプレート一覧

ページ内のテンプレートを編集するには、ここから。

ソート活用例

「ソート」で日付順にデータを並べ替えてみます。

水色の文字の「+ Add a sort」で新規条件を作り、編集します。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

PROPERTY TYPEをDateに指定した項目を選びます。上の画像では「日にち」を選択しています。

Descending(降順)」を選ぶと、最新の日付が上に、「Ascending(昇順)」を選ぶと、日付が古い順に並びます。

フィルタ活用例

タグでフィルタリング

「気分」プロパティのうち、「しあわせ」というタグが入っているものだけを表示させてみます。

Filter」をクリックすると、条件指定の窓が出ます。

条件がひとつだけでいいときは「+ Add a filter」、複数の条件を組み合わせるときは、「+ Add a filter group」を選びます。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

プロパティは「気分」を指定、次の動詞部分は「contains(を含む)」を選びます。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

contains:~を含む
Does not contain:~を含まない
Is empty:セルが空白
Is not empty:セルに入力あり

その次のマスでは「しあわせ」タグを選択します。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

これで、「しあわせ」タグが入力されたデータだけが表示されます。

次に、「しあわせ」または「たのしい」または「順調」または「おだやか」という、ポジティブなタグのあるデータをまとめて表示させます。
複数の条件がある場合は、フィルターグループを作ります。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

今回のように、指定した条件のいずれかに合致すればいい場合は、「Or」(または)でつなぎます。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

日にちをフィルタリング

次に、「今年6月」のデータだけを表示させる、というのをやってみましょう。

今度は、フィルターグループで「And」(かつ)を使います。

「2020年6月1日よりあとの日付」 かつ(And) 「2020年6月30日よりも前の日付」

Where 「日にち」 「is on or after」 「Exact date」 「2020/06/01」
and  「日にち」 「is on or before」 「Exact date」 「2020/06/30」

「is before」「is after」は、指定した日を含まないので、指定した日を含む「is on or before」「is on or after」を使います。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

日にちプロパティには選択肢がたくさんあります。
個人的には、「1年前の今日」がほしい。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

チェックボックスでフィルタリング

チェックボックスはシンプルですね。オンかオフか。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

数値でフィルタリング

私はその日の体調を1~10で記録しています。(いつも通り=「8」というよくわからないマイルール)

8以上であれば、快調ということなので、8以上の日にちをしぼりこんでみます。

Notion 使い方 並び替え・フィルタ

ほかの条件と合わせておもしろいデータをとることができそうです。

以上、今回はSortとFilterの使い方でした。

次回は「Σ Formula」の活用例をご紹介する予定です。

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