確定申告のための帳簿つけ・ファイリングでくふうしていること



ブログに確定申告のことを書いたことがあるかなあと思って検索してみたら、ヒットしないので書いていないようです。

期限までに必要な書類をまとめ、数字を整理する
数字が苦手、書類整理も苦手な私にとっては最難関のタスクなので、できるだけハードルを低くするために、いろいろくふうをしています。かなり必死です。それでもおばかなミスがあったりして、一昨年分の申告については更生申告書を出しています(多く払い過ぎていた・無事承認された)。

できるだけ自動化

確定申告のためのソフトは「マネーフォワード」を使っています。

私が使い始めた2017年には無料プランがあったのですが、今は1か月無料お試し期間があるだけで、すべて有料プランとなっています。

いま契約しているのは、いちばん安いパーソナルミニプラン。年額一括支払いなら、月あたり800円です。

これまではひとつ上のパーソナルプランでしたが、今年に入って、パーソナルミニプランにランクを落としてみました。
使えなくなってしまった機能もありますが、基本的なことはできるので、特に不自由していません。

事業用口座を連携

事業用として使う口座とクレジットカードをデータ連携しています。

マネーフォワード確定申告

事業のための買い物は基本クレジットカード利用なので、ほぼ自動で仕訳をしてもらえます。
勘定科目も推定で自動入力されているので、あってればそのまま、間違ってれば手入力で修正すれば、次回は自動で修正した内容になっています。

請求書作成ができる

いちばん安いパーソナルミニプランでも、見積書・納品書・請求書・領収書を作成できるツールが使えます。

マネーフォワード確定申告

入金されると「入金済み」のタグが各請求書に自動付与されるので、消込チェックがしやすくて助かります。

持続化給付金の予測計算をしてくれた

今年はコロナで売上状況が変わっているかたも多いと思います。
マネーフォワードでは、給付対象か確認できる特設ページが準備されました。
申請に必要な書類リストもあり、マネーフォワードからダウンロードできるものは、ダウンロードボタンまで用意されています。

かなり売上が落ちている月があったので、このページを参考に給付金申請をしました。

各帳簿から入力ミスや未入金がわかる

収入と支出(ほぼ自動で入るので手入力は少ない)を記録していけば、自動で各種会計帳簿が作成されます。

損益計算書をチェックすれば、今の収支の状況、赤字か黒字かがわかります。
貸借対照表では、売掛金の期末残高をチェックして、入力ミスや未入金がないかを確認します。

書籍関係の入金では、報酬から所得税が源泉徴収されているので、タグをつけて管理しています。
確定申告時にタグでソートし、年明けに各社から郵送されてくる支払調書と照らし合わせます。
勘定科目は「事業主貸|売掛金」で仕訳。

これまでおつきあいのあった取引先と比べると、出版社は異次元の商慣習があったりするので、入力時は特に注意しています。

とにかくマネーフォワードで自動化できているのが成功の秘訣です。
月1回、スタバでコーヒーとフードをたのしむくらいの予算でラクできるので、苦労している方はぜひ導入してください。おすすめです。

クレジットカード以外で払った経費の入力

取引先からの入金は、事業用の銀行口座に振り込まれるので、マネーフォワードに自動で登録されます。

事業で必要なものは基本クレジットカード決済しているので、こちらも自動で登録される。

自分で入力しないといけないのは、それ以外の経費です。

そのうち、電気代・プロバイダ料金・通信費など毎月発生するものは、あらかじめ12か月分を事前に入力しています。ひとつ入力したら、あとはコピーで複製できるので、これもラクチン。

プロバイダ料金は定額ですが、電気代は月によって金額が違うので、「1円」で入力し「未実現」にしておいて、あとから金額だけを修正します。
こうしておくと、入力忘れが発生しません。

マネーフォワード確定申告

電気料金やプロバイダ料金など、家事按分するものは、割合を設定しておけば「家事按分」ボタンを押すだけで自動で処理してくれるのも助かります。

現金支払しか受け付けてくれないお店での支払いなど、事業用クレカ以外での支払いがあったときは、レシートをなくさないように。
その日に入力するのがベストですが、難しい時は、あらかじめ決めたルールにのっとって、帳簿ファイルのポケットにレシートを入れておきます。これは後述します。

交通費は、交通ICカードで支払うので、こちらもメモしておかないといけません。
私はバレットジャーナル(ロイヒトトゥルム1917)の表紙裏ポケットに、名刺などと一緒に出金伝票を数枚、折って入れています。

確定申告 レシート ファイリング

電車やバスに乗った時点で、出金伝票を取り出し、日付と金額だけでも書いておく。あとから用件を追記して、マネーフォワードに入力します。入力できないときは、レシートと同じように、帳簿ファイルの中にポイ。

ちなみに、ほとんど現金は動かないので、個人的な財布から出た経費は、すべて「事業主借」で仕訳しています。よって、現金出納帳が存在しない。

この方法は、OKと言われる税理士さんもいらっしゃるし、NGと言われる方もいらっしゃいます。とりあえず、金額も少ないので、検査が入ったときにきちんと説明できるように書類はきちんと残しつつ、この方法で処理しています。

帳簿ファイル

青色申告の場合、会計帳簿とレシートは7年保存しておかないといけません。
帳簿はマネーフォワードの中にもあるし、クラウドにバックアップも保管しているのでいいのですが、問題はレシート類です。

税務署のためのレシート整理は不要

以前経理のお手伝いをしていたWEB制作会社では、帳簿つけはfreeeを使っていて、レシート類は用件を手書きでメモしたうえ、A4の用紙に順番に貼り、税理士さんに提出していました。

開業届を出した1年目は、それを真似て丁寧に貼り付けていましたが、以前お話をした税理士さんが「帳簿につけたレシート自体がちゃんと揃っていれば別に整理されてなくても大丈夫、それは税務署の仕事」とおっしゃっていたのをいいことに、現在は月ごとにひとつのポケットに投げ込む方式をとっています。

前述の税理士さんが、「上から投げ込むタイプではなく、横から差し込むタイプのクリアファイルがおすすめ(ポケットからレシートが落下するのを防ぐため)」と言われていたので、一度、横から差し込むタイプのファイルを使ってみました。

こんなふうに、横から書類を差し込みます。

確定申告 レシート ファイリング

確かに落下は防げます。保存している書類が増えてきて、ファイルが太ってきても、レシートがすべりおちる心配はありません。
しかし、私のようなあらっぽい人が使うと、ファイルの口が裂けてしまいます。
ほぼすべてのポケットの口をセロテープで補修することになってしまいました。

というわけで、今年は普通の百均クリアファイルに戻っています。

1ポケットが1か月分

クリアファイルのポケットは、20枚入りのものを使っています。
ポケットにはコピー用紙を入れて台紙にし、「1月」と書きます。

台紙を差したポケットの、表側が「未入力レシート」、裏側が「入力済みレシート」とルールを決めています。

こちらが表側。入力前のレシートはこちらに入れて、入力が終わったら、台紙の裏側にレシートを移動。

確定申告 レシート ファイリング

クレジットカード利用のレシートは、マネーフォワードと連携して自動入力されるので、そのまま「入力済みレシート」側に入れます。

電子マネーで払ったものなど、手入力が必要なものは、「未入力レシート」側に入れておき、まとめて入力します。
ほとんどがクレジットカード払いなので、手入力しなければならないレシートは月に数枚です。

財布の中にレシートを入れっぱなしにしておくと、紛失の危険があるので、できるだけ早く帳簿ファイルに移動させるようにしています。

大事な書類はまとめて

残りの8ポケットは、次のように分類。

・医療費レシートなど
・昨年の確定申告書類
・運転免許証と健康保険証のコピー複数枚(年1回の役所提出書類に使用)
・税金・保険などの支払証明

いろんなものをそれぞれ別々にファイリングしてしまうと、何をどこに保管しているかわからなくなってパニックになるので、お金関係、申告で必要そうなものはこの確定申告用ファイルにひとまとめにしています。大切なものは一か所に。

これらのポケットには、インデックスをつけています。

確定申告 レシート ファイリング

押し入れに眠っていた古いクリアファイルを使っているのですが、間に子供が小さな頃に描いた絵がはさまっていました。
かわいいのでそのままにしてあります。

去年1年分のレシートその他を保存したファイルの厚さはこのくらい。
電子請求書はクラウド保存しています。

確定申告 レシート ファイリング

(横から差し込むタイプのファイル。ポケットたくさん裂けちゃってるのが見えます)

決まったタイミングで月イチまとめ

バレットジャーナルは、月替わりに新しい月のページのセットアップが必要になります。
前月の記録を見返しながら、今月やりたいこと、やるべきことを転記したり、新しく書いたり。

このタイミングに合わせて、経費の入力も完了させるようにしています。
手出しで使った費用以外に、毎月封書で届く電気料金やクレジットカードの明細書もこの時に合わせて整理し、入力していきます。

単独タスクにしてしまうと、忘れてしまうので、「バレットジャーナルの月のふりかえり作業とあわせて実施」と決めておくと、習慣化できました。

こんな感じで、確定申告書提出前の入力ミスチェックは気を遣いますが、それ以外はほとんど苦労なく、月々の帳簿管理ができています。

学生時代はスーパーのレジバイトをクビになるほど数字に弱く、子供の学校提出物も遅れの常習犯。
仕事でも数字を扱うときはとにかくゆっくり焦らずやらないと、ケアレスミスをしょっちゅうするので、すごく苦手意識を持っています。ストレスがかかる状態だと、確実にミスる。

それでも、じっくり落ち着いてやれば、ちゃんとできるんだと、確定申告をすることで少しずつ自分への信頼を取り戻しつつあります。

関連記事

シェアする

フォローする

スポンサーリンク