時間管理その5 【スケジュール作成】

これまでは、手帳は長続きせず、予定は携帯かメモ帳に走り書きしていた私ですが、仕事で必要になったこともあり、去年のお盆明けくらいから、予定表&実績確認をこまめにつけるようになりました(仕事だけ)。
最初はOutlookの月間・週間予定表をプリントアウトして書き込んでいましたがどうも使いづらく、いろいろな手帳術の本を読んだところ、うまくいかない理由は、「この日、この時間にやるべきこと」と、「この日までに仕上げるべきこと」とが混在しているからだということがわかりました。
時間管理術研究所というサイトの「見えないダブルブッキング」という記事に同様の説明があります。
1週間の仕事の流れと、一日ごとにしなければならないことを同じページに分けて書くことで、使いづらさはかなり解消しました。
この仕事で使っている表を学習に応用しようと、少し手を加えたものがこちらです。
(長くなるので以下は続きで…)


スケジュール帳
・時間割は使わない
本来仕事の週間スケジュールで「時間割」に使っていた部分は、必要ないので小さくして何かほかのことに使うことにしました。(主に実績と達成度を記録するために…詳しくは次回書くことにします)
手帳術には、「必ずタイムスケジュールをつくって、やるべきこと、やりたいことを全てその中に落とし込む」という方法もあるようですが、小さい子がいると、毎日想定外のハプニングが続出、予定通りにやるのはまず無理です。予定通りに行かないことがストレスになるので、スケジュールをきっちり決めすぎるのは私には合わないなあと思いました。
・一週間の学習総量を決める
きっちりきめるのは、1週間にやるべき総量だけにしました。
その1週間の計画を一番上の欄に記入しておきます。
総量をどうやって決めるかというと、前に紹介した「生活チェック表」で、一日に勉強に使える時間を予測します。私の生活チェック表は平日・子供の通院のある平日・休日、の3パターンありますが、曜日ごとにもっといろんなパターンがある方は、その曜日ごとに生活チェックをしてみるといいと思います。
それから1週間という区切った期間の中で勉強に使える時間を計算し、やはり前に作った「テキストスケジュール表」の予測時間を参考に、1週間にやる学習内容を決めていきます。
「その日に使える時間」と「あることをするのにかかる時間」を明確にしておくのは、計画倒れにならないためにとても大事だなとやってみて実感しました。ずれがあればあるほど、計画通りに行かなくなってイヤになってしまうのですから、最初の時点でうまく調整しておくのがいいようです。
長期スケジュールは「テキストスケジュール表」で、短期は「週間スケジュール表」で行い、これは学習ノートに常時挟んでおいて、いつでもチェック&書き込みできるようにしています。
で、これがとある一週間の学習予定です。
週間目標
・週間予定は日曜始まり
週間スケジュールは、日曜始まりにしました。
日曜はあまり勉強時間が取れないので、週の計画を立てる日に設定しています。で、月曜の朝からしっかり計画的にエンジン全開…というのが理想です。
日曜日始まりにしてみて、結果的にもうひとついいことがありました…。詳細は以下で。
・予測時間も書いておく
内容と一緒に、「何分かかりそうか」も書いておきます。
勉強するとき、キッチンタイマーを傍において、できるだけその時間内に終わるように注意しながらやるといいようです。
実際の所要時間と予測時間とを比較して、次週の計画の参考にします。
・予備日は設けない
1週間のうち1日を予備日にすることも考えましたが、こうすると、根性のない私の場合、週の最初から「まあ、予備日があるからそこで取り返すか」というようなずるい心が働いてあまりうまくいきませんでした。
そういうわけで、1日ごとのノルマをきっちり決めることはせず、1週間の総量だけを決めるという方法に変えてみました。これだと、先取りして進めていこうという積極的な気持ちになれるかなあ…と思ったのですが、残念ながら、もともとの計画より早く進むことは今のところありません。新しいテキストを差し込んだりしてしまうし…
ただ、1週間全体で遅れが出てしまうと、「テキストスケジュール表」自体を書き換えなければならなくなるので、それは避けたいと思う心が、週の後半に巻き返しを図る、というのがここしばらく続いています。
実際に計画表に沿った学習を続けてみると、スケジュール表の見た目には存在しない翌週の一番初めの日曜日が前週の予備日の働きをするようになりました。
週の半ばや後半に予備日があると安心してしまうのですが、この方法だと不思議に気がゆるまないのはなぜでしょう。不思議です。
おかげで基本的な計画に大幅な遅れはでていません。
そして、一日のタスクはこんな感じ。
今日やること
・計画は前日に書き込む
その日にやる予定の学習内容も、一週間きっちり書き込んでしまうと、修正しづらくなってしまうので、その日の朝か、前日に書き込むようにします。
・タスクは「絶対やること」だけ
一日のタスクは、やれそうなこと、ではなく、絶対やることだけ書きます。
で、できたものには□に赤でレ印を入れ、できなかったものは赤マルで囲って次の日にまわします。
はじめは、多めにタスクを書き込んでいたのですが、それだと書き込む時点で緊張感がなくなってしまう(だめなら次の日に回せばいいや、と思ってしまう)ので、「これだけは絶対やる!」と決めたものだけにしました。全部できた、という達成感を、学習継続のモチベーションにしたいところです。
・細かいところでボキャビル
欄外には、掃除の予定とか子供の通院予定とか登園時に忘れず持っていくものとか、思いついたことは全部中国語で書いています。気になる単語は中→韓で辞書検索したりと、わずかなことですが少しでもボキャビルの機会をつくるようにしています。
時間管理@語学学習のカテゴリに記事を追加していく予定です。
《参考》
佐々木かをりの手帳術 超カンタン!時間管理術―誰でもできる
手帳フル活用術―仕事の達人、27人の「手のうち」! (知的生きかた文庫) 人生を変える手帳術 成功する人はこう使っている!

「時間管理その5 【スケジュール作成】」への2件のフィードバック

  1. こんにちは。
    まず始めてみるのが一番ですね。Marie さんはもう動き出したので、これから気づくことも多くなると思います。
    私の場合、とにかく
    ・しなければならないことはかならず書く
    ・書くところは一箇所だけ
    ・書いたものは常に見る
    これでだいぶ助かっています。
    会社買収の打合せも誕生日プレゼント購入も「忘れてはいけない度」では同じですから、手帳の中で仲良く並んでいます...。優先順位は同じですね。どちらを先にするかは、効率の問題で、重要性の問題ではないようです。

  2. >Shiraさん
    しばらく、ああでもないこうでもないとやってみようと思います。
    ・しなければならないことはかならず書く
    仕事の方では、やりはじめると、書いておかないと気持ち悪く感じるようになりました。
    ・書くところは一箇所だけ
    ・書いたものは常に見る
    仕事中は、キーボードと自分の体の間にスケジュール表を置いています。学習予定も一応デスクの横に出しています。
    仕事と学習予定(=プライベート)、一緒にすると楽そうなんですけどね。

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